DSGVO & CompliancePragmatisch. Vollständig. Nachweisbar.
Policies und Dokumentation ohne Overhead: Datenschutzerklärung, AV-Verträge, RoPA, DPIA, Cookie-Hinweise und Incident Response in klaren Schritten.
Compliance-Bausteine
Muster & ChecklistenDatenschutzerklärung
Maßgeschneiderte Texte für Website & App
AV-Verträge
Generator und Prüfung externer Dienstleister
RoPA
Starthilfe fürs Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
DPIA
Risikobewertung mit Leitfragen & Maßnahmen
Problemklärung: DSGVO im Property Management
Von der Kamera im Eingangsbereich bis zur Vorfallmeldung – pragmatisch, vollständig, nachweisbar.
Der Alltag in der Immobilienverwaltung bringt besondere Risiken: Hauszugänge, Tiefgaragen, Paketstationen, Dienstleisterzugänge, Schlüsselausgaben und Mieterkommunikation. Entscheidend ist nicht Papierfülle, sondern ein sauberes Minimum: klare Zwecke, dokumentierte Entscheidungen, kurze Wege im Vorfall.
Videoüberwachung: Nur wenn erforderlich und verhältnismäßig – je Kamera Zweck festhalten, Interessenabwägung dokumentieren, Transparenz sicherstellen (Hinweise/Kontakte), Datenminimierung (Sichtfelder/Masken) und enge Speicherfristen. Zugriffe rollenbasiert, Auswertungen protokollieren; bei größerem Umfang/öffentlich zugänglichen Bereichen die Notwendigkeit einer Folgenabschätzung prüfen.
AV-Verträge: Für Cloud-CCTV, Ticketing, Hausmeister-Apps & Co. vertraglich TOMs, Unterauftragsverhältnisse, Unterstützung bei Anfragen/Vorfällen, Löschung/Rückgabe und Audit/Pen-Test-Nachweise festlegen. Ohne AVV bleibt der Dienstleister ein Compliance-Blindspot.
RoPA & DPIA: Verarbeitungen (Mieterdaten, Besucher, Schlüsselverwaltung, Video) mit Zweck, Kategorien, Empfängern, Speicherfristen und TOMs erfassen. Die vielzitierte <250-Mitarbeitende-Ausnahme greift in der Praxis selten, da die Prozesse nicht „nur gelegentlich“ stattfinden. Bei erhöhtem Risiko systematisch prüfen, ob eine DPIA erforderlich ist.
Betroffenenrechte: Auskunft/Löschung fristgerecht organisieren (i. d. R. 1 Monat, mit sauberer Identitätsprüfung und dokumentierter Fristverlängerung falls nötig). Standardisierte Suchpfade in Fachsystemen und Videoarchiven verhindern Ad-hoc-Stress.
Vorfälle: Minuten zählen. Ein Incident-Playbook mit Erstmeldung, Risikoeinschätzung, Maßnahmenplan, Verantwortlichkeiten und Kommunikationslinie reduziert Fehlentscheidungen. Meldung an die Aufsicht binnen 72h, sofern ein Risiko besteht; Benachrichtigung Betroffener bei hohem Risiko.
Fazit: Mit wenigen, wiederverwendbaren Bausteinen (Vorlagen, Checklisten, Rollen) wird DSGVO im Gebäudebetrieb pragmatisch – und auditfest.
So hilft SpecterAI
Von Vorlagen bis Incident Response
Schnellstart
Relevante Module auswählen und Unternehmensdaten eingeben
Dokumente generieren
Policies, AVV, RoPA und DPIA strukturiert erstellen
Prüfen & anpassen
Risiken bewerten, Maßnahmen zuordnen, Verantwortliche festlegen
Evidence-Kit & Incident-Response
Audit-Ready-Paket mit strukturierter Ablage, Meldeketten und vollständigen Incident-Templates für Behördenmeldung
Dokumente, die wir für Sie erstellen
Konkrete Outputs – sofort einsetzbar und anpassbar
Policy‑Texte (Website/App)
DS‑Erklärung, Cookie‑Hinweise
AV‑Verträge
Dienstleister sauber anbinden
RoPA‑Startpaket
Verarbeitungstätigkeiten erfassen
DPIA‑Risikomatrix
Risiken & Maßnahmen bewerten
Musterantworten Betroffenenrechte
Auskunft, Löschung, Berichtigung
Incident‑Response‑Kit
Meldeketten & Templates
TOMs-Übersicht
Technische und organisatorische Maßnahmen dokumentieren
Subprocessor-Register
Unterauftragnehmer systematisch verwalten
Data Retention Schedule
Löschkonzept und Aufbewahrungsfristen
Breach Notification Template
Vorlagen für 72h-Meldung an Aufsichtsbehörde
Beispiel: DPIA-Ausschnitt
Risikobewertung: Videoüberwachung Eingangsbereich
Zweck: Schutz vor Einbruch und Vandalismus
Betroffene: Besucher, Lieferanten, Mitarbeiter (ca. 200 Personen/Tag)
Risiko: Persönlichkeitsrecht durch Dauerüberwachung (Risikolevel: MITTEL)
Maßnahmen: Hinweisschilder, 7-Tage-Löschung, Sperrung Toiletten/Pausenräume, Zugriffsberechtigung nur Sicherheitspersonal
Restrisiko: NIEDRIG nach Maßnahmenumsetzung
Compliance pragmatisch umsetzen
Jetzt kostenlos starten – mit Mustern, Leitfäden und Nachweisführung.
