Heizkostenabrechnung 2026 prüfen: Fristen, Fehler, Kürzung

Abrechnungszeitraum und 12-Monats-Fristen

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Endet der Zeitraum am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Eine verspätete Nachforderung ist ausgeschlossen, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.

Einwendungen müssen Sie dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Warten Sie mit der Prüfung nicht bis kurz vor dem Ende dieser Frist: Zugang, Belegeinsicht und die Prüfung einzelner Messwerte brauchen oft Zeit. Die Fristen für die Abrechnung und für Ihre Einwendungen laufen außerdem nicht am selben Tag an.

50–70 Prozent nach Verbrauch: der Verteilerschlüssel

Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten des Betriebs einer zentralen Heizungsanlage nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen. Der Rest wird regelmäßig nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. In bestimmten unsanierten Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung und überwiegend gedämmten freiliegenden Leitungen sind 70 Prozent Verbrauchsanteil vorgeschrieben.

Vergleichen Sie deshalb nicht nur Ihre eigene Nachzahlung, sondern auch den abgedruckten Verteilerschlüssel, die Gesamtfläche, die Summe der Verbrauchseinheiten und die Ablesewerte. Eine hohe Nachzahlung ist für sich genommen kein Beweis für einen Abrechnungsfehler; eine nicht erklärbare Änderung des Schlüssels oder ein Widerspruch zwischen Einzel- und Gesamtwerten ist dagegen ein konkreter Prüfpunkt.

Fernablesbare Geräte und monatliche Informationen

Sind fernablesbare Ausstattungen installiert, müssen nach § 6a HeizkostenV monatliche Verbrauchsinformationen zugänglich gemacht werden. Sie enthalten unter anderem den Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden und Vergleichswerte zum Vormonat, zum entsprechenden Vorjahresmonat sowie zu einem normierten oder durch Vergleichstests ermittelten Durchschnittsnutzer. Die Jahresabrechnung muss zusätzliche Angaben wie Energieträger, Steuern und Messdienstkosten sowie Verbrauchsvergleiche enthalten.

Nicht fernablesbare Geräte, die unter die Übergangsregel fallen, müssen nach § 5 Abs. 3 HeizkostenV grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Ausnahmen gelten bei technischer Unmöglichkeit, unangemessenem Aufwand oder unbilliger Härte. Allein ein zulässiges Altgerät vor Ablauf dieser Nachrüstfrist löst noch keine 3-%-Kürzung aus. Sie kommt nach § 12 HeizkostenV erst in Betracht, wenn der Eigentümer entgegen einer bereits geltenden Pflicht keine fernablesbare Ausstattung installiert oder vorgeschriebene Informationen nach § 6a nicht vollständig mitteilt.

Wärmepumpe: Sonderregel für die Abrechnung 2026

Wenn der anteilige Verbrauch von Wärme oder Warmwasser aus einer Wärmepumpe am 1. Oktober 2024 noch nicht erfasst wurde, musste der Gebäudeeigentümer nach § 12 Abs. 3 HeizkostenV bis zum 30. September 2025 eine Ausstattung zur Verbrauchserfassung installieren. Für den Abrechnungszeitraum nach der Installation gelten die Regeln der Verordnung erstmals. Prüfen Sie bei einer Wärmepumpenabrechnung deshalb das Installationsdatum und den betroffenen Abrechnungszeitraum getrennt.

3 Prozent oder 15 Prozent: Kürzungsrechte unterscheiden

§ 12 Abs. 1 HeizkostenV unterscheidet zwei Fälle: Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer den auf ihn entfallenden Anteil um 15 Prozent kürzen. Hat der Eigentümer entgegen § 5 Abs. 2 oder 3 eine bereits fällige Pflicht zur fernablesbaren Ausstattung verletzt oder werden die Informationen nach § 6a nicht oder nicht vollständig mitgeteilt, beträgt das gesetzliche Kürzungsrecht 3 Prozent. Wohnungseigentümer müssen beachten, dass die Sätze 1 bis 3 im Verhältnis zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nicht gelten.

Die Kürzung ist kein pauschaler Grund, die gesamte Nachzahlung einzubehalten. Sichern Sie die Einwendung, fordern Sie die Belege an und lassen Sie die konkrete Berechnung prüfen. Belegeinsicht können Sie nach § 556 Abs. 4 BGB verlangen; die Abrechnung muss nicht ungefragt jede Originalrechnung enthalten.

Welche Positionen sollten Sie mit Belegen abgleichen?

Zu den laufenden Kosten der zentralen Heizungsanlage können nach § 7 Abs. 2 HeizkostenV unter anderem Brennstoffe, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung, Pflege, regelmäßige Prüfungen, Reinigung, Messungen sowie die Kosten für Verbrauchserfassung und Abrechnung gehören. Prüfen Sie, ob die ausgewiesene Position zum Abrechnungszeitraum gehört, rechnerisch nachvollziehbar ist und nicht bereits an anderer Stelle angesetzt wurde.

Einmalige Reparaturen, Verwaltungskosten oder nicht belegte Sonderpositionen sind nicht allein deshalb umlagefähig, weil sie im Schreiben des Vermieters stehen. Fordern Sie bei Unklarheiten gezielt die zugrunde liegenden Rechnungen, Lieferzeiträume, Ablesewerte und den Rechenweg an.

Muster: Einwendungen gegen die Heizkostenabrechnung

Setzen Sie konkrete Positionen und den Abrechnungszeitraum ein und bewahren Sie einen Nachweis über den Zugang Ihrer Einwendung auf. Die Zahlungs- und Fälligkeitsfrage sollte bei einer laufenden Nachforderung gesondert geprüft werden.